Mehhiko sotsiaalkindlustusamet (IMSS) on astunud oma digitaalse ümberkujundamise strateegias olulise sammu, kehtestades, et e.firma ehk täiustatud elektrooniline allkiri on mitmete veebipõhiste tööandjamenetluste täitmiseks kohustuslik nõue. See otsus mõjutab otseselt ettevõtteid, tööandjaid ja seaduslikke esindajaid, kes haldavad töötajate registreerimisi, töösuhte staatuse muudatusi ja tööandjate registreerimisi veebis.
Selle meetmega soovib amet oma haldusprotseduurides protsesse sujuvamaks muuta, infoturvet tugevdada ja paberi kasutamist vähendada . Alates lepingus sätestatud kuupäevast ei ole teatud digitaalseid protseduure enam võimalik läbi viia, kui kasutajal puudub kehtiv Maksuameti (SAT) väljastatud elektrooniline allkiri .
IMSS muudab e.firma veebipõhistes menetlustes kohustuslikuks
Uus süsteem määratleti IMSS-i tehnilise nõukogu kokkuleppes ja avaldati Föderatsiooni ametlikus väljaandes (DOF) , andes sellele ametliku staatuse. Alates jõustumisest ei ole e.firma (elektrooniline allkiri) enam valikuline lisand, vaid sellest saab peamine vahend isikusamasuse kontrollimiseks elektroonilistes tööandjamenetlustes.
Instituudi juhtkond selgitab, et täiustatud elektrooniline allkiri võimaldab tööandjate isikusamasust täpsemalt kontrollida , vähendab andmesisestusvigu ja annab asutuse portaalide kaudu teostatavatele tehingutele suurema õiguskindluse. See tugevdab digitaalsete kanalite kasutamist eelistatud meetodina suhtlemiseks IMSS-iga (Mehhiko sotsiaalkindlustusasutus) registreerimise ja sissemaksete osas.
Selle nõude rakendamine ei ole pelgalt tehniline muudatus; see on osa hübriidteenuse mudelist , mis ühendab teatud protseduuride puhul veebiprotsessid isiklike sammudega. Kõigil juhtudel, kui kasutatakse digitaalset kanalit, on e-allkiri kasutaja autentimise keskseks elemendiks.
Millised IMSS-i protseduurid nõuavad kohustuslikku e-allkirja?
Lepingus täpsustatakse, et täiustatud elektroonilised allkirjad on hädavajalikud mitmete tööandjaga seotud veebipõhiste protseduuride jaoks , eriti nende jaoks, mis on seotud ettevõtte registreerimise ja töötajate haldamisega. Kõige olulisemate protseduuride hulgas on:
- Tööandja registreerimine ja tööohukindlustusega liitumine: uue ettevõtte, tööandja (füüsilise või juriidilise isiku) registreerimiseks ja tegevuse jätkamiseks IMSS-is vajalik protseduur.
- Unikaalse tööandja registreeringu (RPU) määraminehaldus, mis võimaldab koondada mitu tööandja registreeringut ühe võtme alla, hõlbustades kohustuste täitmist ja liikumise kontrollimist.
- Töötajate kuuluvuse muutuste teated: hõlmab uusi töötajaid, koondamisi ja palgamuudatusi, mis saadetakse instituudile digitaalselt.
Töötajate registreerimisteadete puhul saavad tööandjad kasutada oma elektroonilist allkirja (e.firma), et elektrooniliselt kinnitada massiliste andmete esitamist, sarnaselt PDF-faili allkirjastamisele digitaalse sertifikaadiga . See on eriti kasulik ettevõtetele, kus on palju töötajaid. Süsteem toetab näiteks failide üleslaadimist kindlas vormingus mitme kirje jaoks ühe toiminguga.
Mehhiko sotsiaalkindlustusamet (IMSS) selgitab, et kui samu protseduure tehakse isiklikult teeninduspunktis , kehtivad endiselt muud isikut tõendavad ja dokumendinõuded. Kui protseduur viiakse aga läbi veebis, on tööandja või seadusliku esindaja isikusamasuse kontrollimiseks vajalik elektrooniline allkiri (e.firma).
Lisaks on elektrooniline allkiri tehnilise nõudena integreeritud elektroonilise tööandja identifitseerimisnumbri (NPIE) ja digitaalse sertifikaadiga seotud protseduuridesse , mis on vahendid instituudi ja ettevõtete vahelise veebisuhtluse tagamiseks.
Uue kohustuse kuupäevad ja jõustumine
Föderatsiooni ametlikus väljaandes avaldatud leping ise sätestab, et uued eeskirjad jõustuvad viisteist tööpäeva pärast selle avaldamist . See ajakava kehtestati selleks, et anda nii instituudi sisemistele osakondadele kui ka kasutajatele aega e.firmaga (elektroonilise allkirjaga) seotud süsteemide ja nõuetega kohanemiseks .
Praktikas tähendab see armuaeg seda, et alates määratud kuupäevast peavad kõik hiljem algatatud menetlused olema varustatud kehtiva elektroonilise allkirjaga . Pärast jõustumiskuupäeva esitatud taotlusi ilma selle autentimiselemendita ei saa digitaalselt lõpule viia.
Teisest küljest selgitab IMSS, et enne lepingu jõustumist algatatud menetlusi võib lõpule viia varasemate eeskirjade kohaselt. Teisisõnu, käimasolevaid menetlusi ei pea ümber konfigureerima ega juba esitatud taotlusi uuesti alustama e.firma (elektroonilise allkirja) puudumise tõttu, eeldusel, et need alustati eelmise regulatiivse raamistiku kohaselt.
Kuupäevade esitamise ja käimasolevate protsesside selgesõnalise mainimise eesmärk on vältida segadust ettevõtete seas, piirates uue nõude ulatust uue skeemi alusel loodud protseduuridega , mitte protsessidega, mis olid juba käimas edasidelegatsioonides või elektroonilistel platvormidel.
Seos protseduuride lihtsustamise ja digiteerimisega
Elektroonilise allkirja (e.firma) nõue ei ole isoleeritud meede, vaid pigem osa laiemast halduslikust moderniseerimisprotsessist , mida Mehhiko sotsiaalkindlustusinstituut (IMSS) on edendanud koostöös föderaalsete digitaalse transformatsiooni asutustega. Üks eesmärke on, et suurem osa protseduuridest tehtaks veebis , kaotades järk-järgult vajaduse kontoritesse füüsiliselt minna.
Selles kontekstis on elektroonilised allkirjad muutumas võtmeks veebiteenustele juurdepääsuks , täiendades teisi vahendeid, nagu NPIE (riiklik elektrooniline allkiri tööandjatele), digitaalsed sertifikaadid ja tulevane digitaalne fail. Idee seisneb selles, et tööandja ja töötaja teavet hallatakse turvalistel platvormidel, kus salvestatakse automaatselt, kes ja millal iga tehingu teeb.
See lähenemisviis on kooskõlas suundumustega, mida on täheldatud teistes avaliku halduse asutustes nii Mehhikos kui ka mitmes Euroopa riigis , kus elektroonilisest identifitseerimisest ja digitaalallkirjadest on saanud valitsuse teenustele juurdepääsu standardid. Kuigi IMSS keskendub Mehhiko kontekstile, on selle elektrooniliste allkirjade kohustusliku kasutamise mudel sarnane Euroopa e-valitsuse süsteemides rakendatavaga.
Lisaks võimaldab digiteerimine andmete reaalajas ristviitamist teiste institutsiooniliste andmebaasidega , parandades sisekontrolli ja vähendades dokumentide nõuete kordamist, mis tähendab vähem reisimist ja väiksemat töökoormust akna- ja arhiivialadel.
Muud seotud muudatused: biomeetriline CURP ja digitaalne dokument
Lisaks nõudele kasutada veebipõhistes protseduurides elektroonilist allkirja (e.firma) on Mehhiko sotsiaalkindlustusamet (IMSS) teinud ettepaneku täiendavate muudatuste tegemiseks isikute tuvastamise ning abisaajate ja tööandjate kohta käiva teabe salvestamise viisis . Kõige tähelepanuväärsemate elementide hulgas on biomeetriline CURP ( unikaalne rahvastikuregistri kood) kui tulevane viide isiklikuks tuvastamiseks.
Kuigi seda dokumenti rakendatakse täielikult üleriigiliselt, aktsepteerib instituut jätkuvalt kehtivaid ametlikke fotoga isikutunnistusi isiklike tehingute jaoks. Kui aga biomeetriliste andmetega CURP on saadaval ja laialdaselt kasutusel, peaks see saama peamiseks isikusamasuse kontrollimise vahendiks IMSS-is kogu Mehhikos.
Lisaks töötab institutsioon digitaalse faili väljatöötamise kallal , mis on mõeldud ühtse elektroonilise kaustana, mis koondab isikuandmeid, tehingute ajalugu, dokumente ja haldusandmeid. See fail asendab järk-järgult traditsioonilisi füüsilisi arhiive, võimaldades mis tahes haldusüksuse volitatud töötajatel dokumentidega digitaalselt tutvuda ja neid valideerida .
Biomeetrilise CURP-i (unikaalse rahvastikuregistri koodi), digitaalsete andmete ja elektrooniliste allkirjade kombinatsioon loob keskkonna, kus tööandjate ja töötajate identiteeti ja teavet hallatakse peamiselt elektrooniliselt. See süsteem, mis sarnaneb juba mitmes Euroopa haldusasutuses kasutatavatele süsteemidele, on suunatud infoturbe tugevdamisele ja isikuandmete võltsimise või manipuleerimise võimaluse vähendamisele.
Soovitused tööandjatele ja seaduslikele esindajatele
Arvestades peatset vajadust elektrooniliste allkirjade järele mitmetes veebiprotseduurides, soovitab IMSS ise tööandjatel, õigusnõustajatel ja raamatupidamisfirmadel võtta mitmeid ettevaatusabinõusid, et vältida tagasilööke oma kohustuste täitmisel.
Esiteks on oluline kontrollida e.firma (elektroonilise allkirja) kehtivust . Kui sertifikaadi kehtivusaeg on lõppenud või hakkab lõppema, on soovitatav see SAT-is (maksuameti teenistus) uuendada või vajadusel aegsasti taastada FIEL-i (elektroonilise allkirja) parool , kuna ilma aktiivse allkirjata ei ole lepinguga hõlmatud elektroonilisi taotlusi võimalik täita.
Samuti on soovitatav, et protseduuride eest vastutavad isikud tutvuksid e.firma (elektroonilise allkirja) kasutamisega nii SAT-i (maksuameti) kui ka IMSS-i (Mehhiko sotsiaalkindlustusinstituudi) ametlikel digitaalsetel platvormidel . See hõlmab arusaamist sellest, kuidas allkirjaga seotud failid toimivad, paroolid, vormide elektroonilise pitseerimise (või Office'i dokumentide allkirjastamise ) etapid ja kuidas kontrollida esitamise edukust.
Lõpuks on kasulik eelnevalt üle vaadata, millised ettevõtte protseduurid toimuvad veebis ja millised jätkavad isiklikult töötlemist, et dokumentatsiooni saaks sisemiselt korraldada ja määrata isik või isikud, kes teostavad digitaalset esindamist enne instituudi asutamist.
Nende muudatustega liigub Mehhiko sotsiaalkindlustusamet (IMSS) haldusmudeli suunas, kus elektroonilisest allkirjast (e.firma) saab digitaalses keskkonnas tegutsemise põhikomponent , sillutades samal ajal teed elektroonilistele andmetele ja laialdasemale biomeetrilisele tuvastamisele. Ettevõtete ja tööandjate jaoks hõlmab selle uue raamistikuga kohanemine esialgset kohanemist, aga ka võimalust sujuvamate, jälgitavamate ja vähem paberist sõltuvate protseduuride loomiseks.
